7 bước cho tổ chức sự kiện

7 bước cho tổ chức sự kiện
1.Hình thành chủ đề cho sự kiện: sự ràng buộc và chi phối của một cuộc tổ chức sự kiện như là một vấn đề vĩ mô, những vấn đề vi mô như là địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (entertaiment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).
2.Viết chương trình : là cách tạo sản phẩm sự kiện trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với 1 event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng, 1 ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
3.Hoạch định: Được hình thành trong bước đầu của công việc nó cần thiết cho tổ chức sự kiện và kết quả của việc hoạch định sẽ là Các công việc cần - Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình..); Bảng phân công công việc - Checklist (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn thành công việc - Timeline.
4.Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.
5.Tổ chức event và theo dõi event: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ.
6.Kết thúc event, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sữa lại các vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)...
7.Họp rút kinh nghiệm: Sau khi buổi tổ chức sự kiện kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là 1 công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mìmh đang làm. Hy vọng, với quy trình cụ thể này sẽ tiếp thêm sức mạnh cho những người làm sự kiện ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với công việc của mình. Các bạn nhé!
Mời quý vị tham khảo những sản phẩm và dịch vụ dưới đây mà chúng tôi cung cấp:
---------------------------------------------------------
may loc nuoc, tổ chức sự kiện, khach san gia re, hinh nen, quang cao, tip bong da, tranh kính, cửa nhựa, cửa nhựa lõi thép,pepsi
---------------------------------------------------------

http://thuongpho.com/showthread.php?t=85586&p=103117#post103117